نقش آینده‌پژوهی و استفاده از تکنیک رصد افق در پیشبرد اهداف سازمانی
«علی‌اکبر رضایی‌فرد» کارشناس فن‌آوری اطلاعات سازمان فرهنگ و ارتباطات در نشست «بهره‌وری اطلاعات و دانش در جامعه (کتابخانه، موزه و آرشیو) دانش‌مدار» گفت: «رصد افق به خط‌‌مشی‌گذاران کمک می‌کند تا گستردگی و جزیی‌نگری لازم را در نگاه به آینده ایجاد و حفظ کنند».
برگزاری نشست «بهره‌وری اطلاعات و دانش در جامعه (کتابخانه، موزه و آرشیو) دانش‌مدار»
نقش آینده‌پژوهی و استفاده از تکنیک رصد افق در پیشبرد اهداف سازمانی
«علی‌اکبر رضایی‌فرد» کارشناس فن‌آوری اطلاعات سازمان فرهنگ و ارتباطات در نشست «بهره‌وری اطلاعات و دانش در جامعه (کتابخانه، موزه و آرشیو) دانش‌مدار» گفت: «رصد افق به خط‌‌مشی‌گذاران کمک می‌کند تا گستردگی و جزیی‌نگری لازم را در نگاه به آینده ایجاد و حفظ کنند».
به گزارش روابط عمومی موسسه کتابخانه و موزه ملی ملک، موقوفه آستان قدس رضوی، پنجمین و آخرین نشست از سلسله نشست‌های «کتابخانه، موزه و آرشیو (گذشته، حال، آینده)» با عنوان «بهره‌وری اطلاعات و دانش در جامعه (کتابخانه، موزه و آرشیو) دانش‌مدار» سه‌شنبه ۳۰ دی ۱۳۹۳ خورشیدی در کتابخانه و موزه ملی ملک برگزار شد.
در این نشست «علی‌اکبر رضایی‌فرد» کارشناس فن‌آوری اطلاعات سازمان فرهنگ و ارتباطات با موضوع «رصد افق» در حوزه آینده‌پژوهی سخنرانی کرد و با نگاه به آینده‌پژوهی و ابزار آن، نقش مشارکت اعضای یک سازمان یا مجموعه فرهنگی را در تحول سازمان، اساسی خواند.
وی در این‌باره گفت: «در موضوع آینده‌پژوهشی و رصد افق، همه کارمندان سازمان باید همکاری لازم را انجام دهند، در این‌صورت سیاست‌های راهبردی برای پیشرفت بیش‌تر سازمان، با کیفیت بهتری تدوین خواهد شد».
«رضایی‌فرد» ادامه داد: «برای تحلیل اتفاقات پیرامون سازمان نقاطی وجود دارد. تکنیک اسپوت که به بررسی فرصت، کمبود، نقاط قوت و نقاط ضعف می‌پردازد یکی از روش‌های شناسایی و تحلیل اتفاقات سازمان است که در آن از نظرات خبرگان، مشاوران و تحلیلگران سازمان استفاده و باعث دستیابی به نتایج مثبت می‌شود».
نتیجه رصد افق در سازمان چیست؟
این کارشناس گفت: «اگر قرار است سازمان‌ها به آینده‌ای تاثیرگذار و مطلوب برسند، یعنی بتوانند از مسیرهای پیچیده و پر پیچ و خم عبور کنند، باید برای رویارویی با روندهای نوظهور، پیش‌بینی آن و شناسایی فرصت‌ها و تهدیدها آمادگی لازم را داشته باشند. همواره در رصد افق به این نکته اشاره شده است که یک‌سری از نشانگرها یا سیگنال‌های ضعیف وجود دارند که با گذشت زمان شکل گرفته و به روند تبدیل و به‌صورت یک پدیده ظاهر می‌شوند».
وی اظهار کرد: «نتیجه رصد افق در سازمان، دانشی است که می‌تواند مدیریت را در طراحی اقدام و کنش در قبال آینده یاری رساند. رصد افق نه تنها در مباحث سازمانی و مدیریتی، بلکه در خصوصیات اخلاقی هر شخص نیز به چشم می‌خورد و براساس آنچه می‌شنود یا می‌بیند به تخیل و دیدگاهی خاص می‌رسد. نتیجه این که وقتی شخصی سیگنال‌ها را درست دریافت می‌کند، به دانشی درباره تصمیم‌گیری آینده می‌رسد که او را در رسیدن به آینده‌ای مطلوب یاری می‌کند».
این کارشناس با تاکید بر اهمیت رصد افق در سازمان‌ها و ارائه چند مثال در این زمینه، ادامه داد: «رصد افق به خط‌‌مشی‌گذاران کمک می‌کند تا گستردگی و جزیی‌نگری لازم را در نگاه به آینده ایجاد و حفظ کنند. رصد افق به معنی جمع‌آوری و بهره‌برداری از اطلاعات به دست آمده از رویدادها، روندها و ارتباطات در محیط بیرونی سازمان است».
«رصد افق» یک سیستم هشداردهنده برای سازمان
«رضایی‌فرد» افزود: ویژگی‌های متمایزکننده رصد از دیگر فعالیت‌ها شامل مواردی از جمله تاکید بر شناسایی سیگنال‌های ضعیف، رصد جامع همه بخش‌ها، شناسایی روندهای بیرونی و پدیده‌های جدید و تاکید بر رویدادهایی با احتمال وقوع پایین اما اثر زیاد است. در واقع رصد افق، یک سیستم هشدار اولیه برای سازمان است که می‌تواند همزمان نقاط مثبت و منفی زیادی داشته باشد».
وی تصریح کرد: «تصمیم‌گیرندگان با تقسیم به دو بخش تصمیم‌گیرندگان فعال و رسمی و تصمیم گیرندگان غیرفعال و غیررسمی، محیط بیرونی را رصد می‌کنند. در طراحی مدل برای رصد افق، یک مدل عمومی مطرح شده است که شامل سه بخش عمده می‌شود؛ چیزهایی که می‌بینید و حس می‌کنید، تحلیل و ترغیب به مفهوم بررسی علت وقوع روند و تعامل با تصمیم‌گیران برای دستیابی به نتیجه بهتر است».
«رضایی‌فرد» ادامه داد: «مدل مفهومی رصد افق در پنج مرحله و با تاکید بر مبحث یادگیری، سازمان را مجموعه‌‌ای پویا و رو به جلو ترسیم می‌کند. مساله مهم در یک سازمان، شناسایی افراد فعال هر حوزه، سمینارها و کنفرانس‌ها، جست‌وجوی کلیدواژه در اینترنت و منابع سنتی از جمله نشریات و مجلات است. خروجی این شناخت‌ها، داده‌های رصد را تشکیل می‌دهد و پس از آن روند تحلیل و ترکیب داده‌ها با توجه به سیاستگذاری سازمان آغاز می‌شود».
نقش اینترنت در گردآوری داده‌های فرآیند رصد افق
وی اظهار کرد: «اگر قرار باشد آنچه در نتیجه این روند به دست می‌آید، جمع‌آوری و استفاده نشود، تمامی روند بی‌فایده است. با توجه به گسترش روزافزون منابع در اینترنت، یکی از بهترین و آسانترین راه‌ها برای دریافت اطلاعات، استفاده از سایت‌ها و پایگاه داده‌ها است.
این کارشناس افزود: «در این زمینه به دلیل حجم بالای اطلاعات و نیاز به پردازش زیاد، سازمان‌ها باید دارای سیستم‌های اطلاعاتی مدیریتی درست و کاربردی باشند. عنصر رصد که در واقع بازخورد تعامل سیستم اطلاعاتی و مدیریت است، شامل یک تیم کاری است که وظیفه بررسی منابع اطلاعاتی برای شناسایی منابع بالقوه تغییرات و روندهای نوظهور را دارند. ما این مساله را مواجهه رصد می‌نامیم».
«رضایی‌فرد» در ادامه با اشاره به عنصر دیگری با عنوان عنصر تحلیل و ترکیب پرداخت و گفت: عنصر تحلیل و ترکیب، علاوه بر توجه به نتایج حاصل از رصد، به ترکیب روندها و سیگنال‌های ضعیف می‌پردازد و در نتیجه این اطلاعات وارد پایگاه داده یا سیستم اطلاعات تجمیعی می‌شود».
رصد افق یک فرآیند زمان‌دار است
این کارشناس با تاکید بر این که رصد افق یک فرآیند زمان‌دار است، اظهار کرد: «سازمان‌ها یک‌باره نمیتوانند وارد حوزه رصد افق شوند بلکه باید در گذر زمان به این دیدگاه برسند و نتیجه آن را دریافت کنند. با این وصف می‌توان به این نتیجه رسید که رصد افق شامل فرآیند یادگیری است».
وی در ادامه به راه‌کارهای انجام رصد افق در سازمان اشاره کرد و گفت: «در انجام کار رصد می‌توان از تیم حرفه‌ای و متخصص متمرکز در سازمان استفاده کرد یا وظیفه رصد را به صورت برون‌سپاری به تیمی خارج از سازمان سپرد، البته در کنار این دو روش می‌توان از یک تیم مرکزی نیز استفاده کرد. گاهی می‌توان از هر سه روش به‌طور ترکیبی بهره برد».
«رضایی‌فرد» با اشاره به روش «کوئست» اضافه کرد: «این روش که در سازمان‌های بزرگ اجرا شده دارای مراحلی است که شامل آماده‌سازی فهرست مشکلات سازمان در کارگاه‌های یک‌روزه و با اولویت‌بندی و سناریوسازی، موارد و راه‌های حل استراتژیک پیشنهاد می‌شود».
وی گفت: «از دیگر عوامل موثر بر رصد افق می‌توان به کیفیت منابع اطلاعات و تولیدات، گستردگی رصد، اهمیت تنوع و تفاوت اعضای تیم، افق زمانی، رصد دوره‌ای و میزان تمرکز بر حوزه‌های تخصصی اشاره کرد».
ترکیب رصد افق، بهترین راهبرد در سازمان
«رضایی‌فرد» بهترین راهبرد رصد افق را رصد افق ترکیبی خواند و اظهار کرد: «رصد افق گسترده، مزایایی دارد از جمله مشاهده همه زوایای موجود اما در کنار آن ممکن است درگیر نشانه‌های ضعیف و کم‌اهمیت شود. رصد محدود و متمرکز نیز به عنوان نقطه مقابل رصد گسترده، به دلیل دید محدود، خطر نادیده گرفتن نشانه‌های مهم در حوزه‌های دیگر را به همراه دارد که در نهایت سازمان را با شرایط پیش‌بینی نشده‌ای روبه‌رو می‌کند».
وی ادامه داد: «رصد افق ترکیبی، که از دو نوع رصد گسترده و سطح بالا و رصد افق محدود و سطح پایین تشکیل شده، بهترین رصد افق به شمار می‌آید که در مناطقی خاص انجام می‌شود و باید با ذکر جزییات آن را تحلیل کرد».
«رضایی‌فرد» اظهار کرد: «موسسات بخش دولتی باید گستره بزرگ‌تری از حوزه خود را رصد کنند. برای این که جریان‌های دقیق‌تر فرهنگی مورد رصد و بررسی قرار بگیرند، توصیه می‌شود داستان‌های تخیلی، موسیقی، هنر و شعر هم در این زمینه‌ها بررسی شود. در موسسه‌های فرهنگی برای حفظ پویایی سازمان و حفظ رقابت خود با سازمان‌های دیگر، باید رصد افق در سازمان انجام شود».
این کارشناس در ادامه سخنان خود تولیدات متنوع رصد افق اشاره کرد و افزود: «محصول رصد افق در سیستم‌های اطلاعاتی ثبت می‌شود و به صورت مرتب در کارگاه‌های بحث و تعامل مورد تفسیر و بازبینی و اصلاح قرار می‌گیرد. برای بهبود نتیجه فرآیند رصد باید از روش فرارصد بهره برد».
تکنیک‌های رصد افق از فرارصد تا چشم‌انداز باز
وی تصریح کرد: «فرارصد فرآیندی است که در آن، کار تیم رصد کننده مورد بررسی و رصد دوباره قرار می‌گیرد تا بتوان کیفیت کار و نقاط ضعف و قوت کار تیمی گروه رصد را مشاهده کرد».
«رضایی‌فرد» با اشاره به این موضوع که رصد، همان دیده‌بانی است گفت: «خروجی رصد از پایگاه داده‌های آنلاین تا گزارش‌های دوره‌ای گسترده است و برای بهبود اثربخشی داشتن تکنیک‌هایی از جمله مانند فرارصد، پنل دیده‌بانی، منابع اینترنتی و چشم‌انداز اولیه باز لازم است».
وی تاکید کرد: با بهره‌گیری از پنل دیده‌بانی، می‌توان کوچک‌ترین نشانه‌ها و تغییرات در حوزه مورد بررسی را شناسایی کرد و در صورت لزوم در فرآیند رصد افق از آن استفاده کرد. تکنیک‌های دیگر از جمله استفاده از منابع اینترنتی برای ایجاد اثربخشی بیش‌تر و چشم‌انداز باز است که در آن تیم رصد کننده با مشاهده حوزه مورد رصد به صورت گسترده، کوچک‌ترین تحرکات و نشانه‌ها را دریافت و در صورت لزوم بر آن تمرکز کرده و آن را ثبت می‌کنند.
این کارشناس در ادامه به نرم‌افزارهای کاوشگر وب و اثر آن‌ها بر رصد افق اشاره کرد و اظهار کرد: «این نرم‌افزارها بر اساس کلیدواژه‌های موجود در وب، آن را تحلیل و داده‌کاوی می‌کنند.
نقش سناریوسازی در بررسی پیامدهای رصد افق
«رضایی‌فرد» با اشاره به بحث تحلیل، ترکیب خروجی‌های رصد افق گفت: «سازمان با اولویت‌بندی داده‌ها و لیست کردن آن‌ها در یک فهرست، مورد بحث و پردازش مجدد قرار می‌گیرد و در نهایت یک تصویر مشخص به عنوان خروجی به دست می‌آید. پایان امور گفته شده منجر به خلق تصاویری می‌شود که روند یک فرآیند را ترسیم می‌کند».
وی افزود: «سناریو، پیشگویی نیست بلکه داستانی است با دلایلی معقول و پذیرفتنی و انسجامی قابل قبول که شرایط آینده را به حال وصل می‌کند و در نهایت می‌توان تصمیم‌گیری بهتری را در رابطه به آینده انجام داد. آنچه در سازمان‌ها به سناریو تبدیل می‌شود باید با استفاده از ابزارهای هنر از جمله قدرتمندترین ابزار هنر، یعنی سینما باشد».
این کارشناس گفت: «هدف از سناریوسازی ایجاد ظرفیت انطباق و هماهنگی، ایجاد سیستمی مداوم در سازمان است. کار رصد افق کاری دشوار است که با وجود همه چالش‌ها باید به آن توجه شود.
نشست «بهره‌وری اطلاعات و دانش در جامعه (کتابخانه، موزه و آرشیو) دانش‌مدار» عصر سه‌شنبه ۳۰ دی ۱۳۹۳ خورشیدی در موسسه کتابخانه و موزه ملی ملک برگزار شد.